Corona en de Jaarvergadering VvE. Wat zijn de gevolgen?

Corona en de Jaarvergadering VvE. Wat zijn de gevolgen?
18 maart 2020 Jan Willem Hens
Corona en de Jaarvergadering VvE

Corona en de jaarvergadering VvE

Corona en de Jaarvergadering van de VvE. Veel vergaderingen zijn uitgesteld. Maar ook bijvoorbeeld elektronisch afgewikkeld. Bijvoorbeeld via Google Hangout. Wat zijn de algemene regels? Wat de algemene regels zijn van een VvE jaarvergadering lees je in de splitsingsacte. Ten eerste dat de VvE beheerder de vergadering tijdig moet agenderen. Ten tweede binnen welke periode dit moet. In de meeste splitsingsaktes of model reglementen staat daar iets over. Meetstal moet dat binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar. En die loopt bij bijna alle VvE’s van januari tot december. Aldus een VvE beheerder uit Amsterdam. Dus meestal voor 1 juli vergaderen!

 

Wat zijn de regels rond een jaarvergadering.

Hiervoor zijn algemene regels te hanteren:

  1. Tijdige agendering. Meestal 7 of 14 kalenderdagen voor de vergadering.
  2. In die zelfde periode moet ook de agenda bekend zijn
  3. Vaak is er ook een plaatsbepaling van de vergadering. Bijvoorbeeld dat deze gehouden wordt in de vestigingsplaats van de Vereniging van eigenaars.

Deze regels gelden ook als door Corona en de Jaarvergadering van de VvE wordt uitgesteld. Maar daar zal in conflicten de rechter wel soepel mee omgegaan. Er zijn overigens geen bepalingen die stellen dat een lid fysiek aanwezig moet zijn. Elektronisch vergaderen is dus wel toegestaan.

 

Wie is de voorzitter?

De splitsingsacte spreekt hier in algemene worden over. Daar staat meestal dat de VvE vergadering een voorzitter aanwijst. Als er geen bestuur is doet meestal de VvE Beheerder dit. Zo ook Jan Willem Hens van Parel Beheer. Hij treedt op als voorzitter van de VvE vergadering. En maakt ook de notulen. In deze tijden Corona is de Jaarvergadering van de VvE meestal elektronisch. En dat is vaak veel lastiger.

Al met al heeft het Corona virus ook invloed op de VvE. Niet alleen wat betreft de jaarvergaderingen. Maar ook bijvoorbeeld over grootonderhoud. Schilderklussen worden uitgesteld. De dakvernieuwing kan even op zich laten wachten.

Inmiddels is bekend dat het Corona virus zich verder verspreidt. Veel VvE beheerders stellen de jaarvergadering voorlopig uit. Ook in Amsterdam. Daarnaast zie je dat werkzaamheden worden uitgespreid over een langere periode. Schilders bijvoorbeeld. Als er eerst 3 man op een steiger staan. Zijn het er nu nog maar één of twee. Hierdoor kunnen zij de hygiëne maatregelen beter in acht nemen. En hun mensen langer aan het werk houden.

Noodwet VvE

De Nederlandse regering heeft een noodwet in voorbereiding voor de VvE. Hiermee kan (tijdelijk) onder andere de jaarvergadering elektronisch worden gehouden. Bijvoorbeeld via telefonisch vergaderen of een andere hulpmiddel. Daarnaast voorziet de wet een versoepeling van de vergaderplicht. Zoals een VvE vergadering binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar. De noodwet geeft VvE’s dus wat meer ruimte en mogelijkheden.

 

Stemmen per mail

Corona en de VvE jaarvergadering. Kan er ook per mail gestemd worden? Of schriftelijk? Bijvoorbeeld rond besluitvorming over onderhoud. Schriftelijk stemmen kan. Daar staan in het modelreglement bepalingen over.  Maar er kleven nadelen aan schriftelijk stemmen. Om een geldig besluit te krijgen moeten alle leden instemmen. Bijvoorbeeld als de VvE bestaat uit 10 leden moeten alle 10 leden instemmen. Dus als een lid niet reageert (of tegen is) kan er geen rechtsgeldig besluit genomen worden. Wat dan rest is een formele VvE vergadering uitschrijven. Dan is een gewone of gekwantificeerde meerderheid voldoende.