Administratief beheer

Bij Administratief Beheer voeren wij alle werkzaamheden uit voor een goed ingerichte en actuele administratie van de VvE; het bijhouden van de ledenadministratie en de boekhouding.

Professioneel Administratief Beheer is van groot belang voor de VvE. Een goede en sluitende administratie betekend ook dat de VvE transparant is naar haar leden toe. Deze transparantie wordt nog verhoogd doordat alle relevante documenten terug te vinden zijn in een eigen klantenportaal Samen met Financieel Beheer vormt Administratief Beheer de boekhouding

Wat valt allemaal onder Administratief Beheer?

Als u kiest voor Administratief Beheer behoort het volgende tot onze standaard dienstverlening:

  • Het organiseren van de jaarlijkse algemene ledenvergadering. Dat doen wij minimaal een maal per jaar.
  • Het verzorgen van de notulen van de vergaderingen. U hoeft zich daar geen zorgen over te maken. Wij schrijven de notulen.
  • Het bijwonen van de bestuursvergaderingen is ook een onderdeel van Administratief Beheer. Indien noodzakelijk overleggen wij met het bestuur over bijvoorbeeld noodzakelijk onderhoud en het uitvoeren van dagelijkse werkzaamheden. Maar ook bijvoorbeeld als er overlast is in de buurt. Hoe pakken wij dat aan? Daar adviseren wij de VvE graag over.
  • Binnen Administratief Beheer houden wij toezicht op de naleving van besluiten, reglementen en akten. Wij zorgen dat besluiten van de VvE vergadering worden uitgevoerd.
  • Het verzorgen van archivering van alle stukken van de VvE, met inachtneming van de wettelijke voorgeschreven bewaartermijn. Er is altijd een actueel archief aanwezig. Dat is de kern van Administratief Beheer. Het actuele archief is ook te vinden in het eigen klantenportaal
  • Het verzorgen van de ledenadministratie. Komen er nieuwe eigenaren? Deze krijgen van ons een welkomsbrief! Daarin staat onder andere wat de maandelijkse servicekosten zijn, krijgen zij eventueel een kopie van het Huishoudelijk Regelement en geven wij aan waar zij eventuele serviceverzoeken kunnen indienen. Ook dat is Administratief Beheer.
  • Het doorgeven van relevante gegevens aan de notaris bij eigendomsoverdracht. Dit is een wettelijke verplichting. Hierbij gaat het o.a. over eventuele achterstallige betalingen van de vertrekkende eigenaren, maar ook de hoogte van het reservefonds en waar de VvE verzekerd is.
  • Administratief Beheer is ook het innen van achterstallige betalingen van de leden. Buren aanspreken op betalingen is vaak niet prettig en zet de relatie tussen buren onder druk. Indien nodig krijgt het betreffende lid een aanmaning en tenslotte wordt de vordering, in overleg met het bestuur, overgedragen aan een incassobureau.
  • Als dat nodig is organiseren wij tussentijdse vergaderingen;

Administratief Beheer is echter ook het voorzitten van de jaarlijkse ledenvergadering en het schrijven van de notulen. Door hoeft de VvE zich geen zorgen over te maken. Kortom, Administratief Beheer is meer dan alleen de administratie.