Elke Vereniging van Eigenaars (VvE) heeft een archief dat volgens de Archiefwet bewaard moet worden. Maar dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Niet alle VvE-besturen zijn immers even thuis in de Archiefwet.
Wat zegt deze wet precies over de bewaarplicht van de VvE?
In dit artikel zal ik u daar meer over vertellen.
Wat moet de VvE bewaren?
Volgens de Archiefwet moet elke VvE documenten bewaren, namelijk:
- jaarrekeningen
- begrotingen
- notulen
- relevante correspondentie
Hoe lang moet de VvE de documenten bewaren?
De Archiefwet schrijft voor dat alles zeven jaar bewaard moet worden, maar er zijn ook specifieke regelingen.
Zo moeten jaarrekeningen bijvoorbeeld zeven jaar bewaard worden nadat deze zijn goedgekeurd. Als de jaarrekening van 2015 bijvoorbeeld pas in 2017 is goedgekeurd, dan moet deze tot 2024 bewaard blijven. Dit geldt voor alle VvE’s, ongeacht hun grootte.
Wie beheert het archief van de VvE?
Het archief van de VvE wordt meestal bewaard door de secretaris. Als uw VvE wordt beheerd door een professionele VvE-beheerder, dan is deze ook verantwoordelijk voor het archief.
Het is belangrijk om hier scherp op te zijn wanneer u van VvE-beheerder wisselt. De vertrekkende beheerder moet namelijk het archief overdragen aan de nieuwe beheerder.
Helaas gaat dit in de praktijk niet altijd goed, vooral als beheerders gedigitaliseerde systemen gebruiken. Het is daarom belangrijk dat het bestuur er goed op let dat het complete archief wordt overgedragen.
Behoefte aan advies over de Archiefwet en de VvE?
Als u advies wilt over de Archiefwet en de VvE, dan kunt u contact opnemen met Parel Beheer. Wij weten hoe de Archiefwet in elkaar steekt en kunnen de Vereniging van Eigenaars van goed advies voorzien.
