Bent u sinds kort de secretaris van uw Vereniging van Eigenaars (VvE)?
Dan vraagt u zich wellicht af wat uw exacte taken binnen de VvE zijn. Dit is namelijk niet binnen elke VvE even goed vastgelegd. In deze blog gaan wij verder in op het takenpakket van de secretaris van de VvE.
Taken VvE-secretaris
De secretaris van de VvE speelt een belangrijke rol binnen het administratief beheer van de VvE, zeker binnen grotere VvE’s. Kleine VvE’s hebben niet altijd een secretaris.
De secretaris houdt zich bezig met onder andere:
- Communiceren met de leden over vergaderingen, onderhoud en andere zaken
- Organiseren, voorzitten en notuleren van de vergaderingen
- Bijhouden van de archieven conform de archiefwet
Belangrijk om te weten: het archief moet voldoen aan de eisen die zijn vastgelegd in de Archiefwet. Hierin staat bijvoorbeeld hoe lang de stukken moeten worden bewaard.
De relatie tot de VvE-beheerder
Heeft uw VvE ook een professionele VvE-beheerder? Dan heeft u als secretaris geregeld met hem of haar te maken.
Vooral bij het organiseren van de jaarlijkse VvE-vergadering is er veel contact. De secretaris moet stukken opstellen en de agenda en uitnodiging voor de vergadering versturen naar alle VvE-leden.
Zeker over de uitnodiging is afstemming belangrijk. Hierover zijn namelijk wettelijke eisen gesteld. Deze staan vermeld in de splitsingsakte, waarin bijvoorbeeld wordt beschreven hoe lang van tevoren de uitnodiging verstuurd moet worden.
Meestal is dit zeven of veertien dagen voor de vergadering. Als u zich niet aan deze eisen houdt, kan de vergadering ongeldig worden verklaard.
Hopelijk bent u zo voldoende geïnformeerd over de rol van de secretaris binnen de VvE. Als u nog verdere vragen heeft, kunt u altijd contact opnemen met Parel Beheer.
