U hebt een appartement gekocht en hoort van bekenden regelmatig verhalen over hun VvE. Maar… de tijd verstrijkt en u krijgt maar geen uitnodiging voor een VvE-vergadering. Herkenbaar? Dan heeft u een slapende VvE. Is dit een probleem? En waar moet u op letten als u uw VvE weer ‘wakker’ wil maken?

Heeft u geen zin om de VvE in uw eentje wakker te houden? Overweeg dan om het VvE beheer uit te besteden. Parel Beheer staat voor u klaar!

Wanneer slaapt een VvE?

Misschien was u zich er helemaal niet van bewust dat u lid was van een slapende VvE. Toch is dit het geval, zelfs als u er niets van merkt. Iedereen die een appartement heeft gekocht – oftewel het ‘appartementsrecht’ in een gedeeld gebouw – is automatisch lid van een VvE. Dit is namelijk verplicht in Nederland. Een VvE kan slapen, maar niet verdwijnen. 

Hoe weet u dat uw VvE slaapt? We spreken van een slapende VvE wanneer:

– er geen bestuur is;

– er geen algemene ledenvergaderingen zijn;

– er geen financiële administratie wordt gevoerd;

– de leden geen financiële bijdragen leveren;

– er geen onderhoud wordt uitgevoerd aan de gemeenschappelijke delen van het gebouw;

– er geen sprake is van inschrijving bij de KvK.

Wat zijn de gevolgen van een slapende VvE?

Een slapende VvE klinkt wellicht onschuldig, maar dit is niet het geval. Deze situatie brengt een scala aan onverwachte nadelen.

Zo kunnen de appartementseigenaren voor onverwachte kosten komen te staan. Stel dat het dak dringend aan onderhoud toe is. Wie bepaalt dan welke kosten er gemaakt worden en wie dit betaalt? Een actieve VvE zorgt voor een gezond reservepotje, zodat de leden niet opeens een gepeperde rekening voor de kiezen krijgen.

Ook kan een slapende VvE voor een waardedaling van uw appartement zorgen. Ten eerste zal uw huis minder waard worden wanneer het onderhoud van het gebouw niet op orde is. Daarnaast zullen huizenzoekers niet happig zijn op een appartement zonder functionerende VvE, zeker omdat veel banken weigeren een hypotheek te verstrekken bij een woning met een slapende VvE.

Tot slot vermindert een slapende VvE de betrokkenheid binnen een pand. Er kunnen sneller burenakkefietjes ontstaan bij achterstallig onderhoud en wanneer niemand zich verantwoordelijk voelt voor de gedeelde kosten. Dit levert een hoop stress op en doet afbreuk aan uw woongenot.

Hoe maak ik mijn VvE weer wakker? 

Inmiddels is het u duidelijk geworden dat niemand zit te wachten op een slapende VvE. Hoog tijd om de VvE wakker te schudden. Maar hoe gaat zoiets in zijn werk? Wij raden aan om dit stappenplan te volgen:

1) Zoek de juiste documenten bij elkaar 

Om de VvE te legitimeren en goed te laten functioneren, heeft u deze documenten nodig:

–        De splitsingsakte (inclusief splitsingstekening)

–        Het splitsingsreglement

–        De contracten die de VvE heeft afgesloten

–        Een overzicht van de financiën (indien aanwezig)

–        Het huishoudelijk reglement (indien aanwezig)

Check direct of de minimaal verplichte verzekeringen zijn afgesloten: de opstalverzekering en de aansprakelijkheidsverzekering. Wanneer de VvE nog niet is ingeschreven in de KvK, moet dit tevens gebeuren. Tip: de splitsingsakte is ook op te vragen bij het Kadaster. 

2) Zoek contact met de leden

 Het is handig om leden aan uw kant te hebben voordat u de eerste algemene ledenvergadering houdt. Zo kunnen enkele ambassadeurs zich alvast inzetten voor de goede zaak en hoeft u de kar niet alleen te trekken. 

3) Bepaal de rollen

Zorg ervoor dat er een bestuur aangewezen wordt met in ieder geval een voorzitter. Vaak staat in de splitsingsakte hoe groot het bestuur minimaal moet zijn en dat het bestuur uit een oneven aantal leden moet bestaan, om gelijke stemmingen te voorkomen. 

Daarnaast moet ook een kascommissie gevormd worden, die de jaarrekening en het financiële beleid van het bestuur zal controleren.

4) Tijd om te vergaderen 

Plan direct twee vergaderingen in en nodig alle leden uit. In de eerste vergadering licht u de agenda toe en de keuzes die gemaakt moeten worden. De leden kunnen vervolgens zelf informatie inwinnen en de benodigde afwegingen maken. Tijdens de tweede vergadering kunnen dan knopen doorgehakt worden. Vergeet ook niet te notuleren en de notulen rond te sturen naar alle leden.

5) Houd uw VvE wakker!

U houdt de VvE wakker en gezond door minimaal één keer per jaar een vergadering te plannen – bij voorkeur vaker uiteraard. Ieder jaar moet ten minste de begroting doorgesproken worden en het beleid van het jaar ervoor toegelicht worden.