De jaarvergadering van de VvE (Vereniging van Eigenaars). Als VvE-lid krijgt u hier gegarandeerd mee te maken. Maar als nieuw VvE-lid, of kersvers bestuurslid, kan zo’n vergadering nogal overweldigend zijn.
Hoe gaat de jaarvergadering precies in zijn werk? En welke rechten en plichten hebben de leden? Dat zetten wij in deze blog voor u op een rijtje.
Wat zijn de regels voor de jaarvergadering?
Een VvE-jaarvergadering wordt minimaal één keer per boekjaar gehouden, wat meestal een kalenderjaar is.
Daarnaast kunnen leden altijd een extra vergadering aanvragen als zij dit wensen. Het aanvragen van een extra vergadering kan door één of meerdere leden worden gedaan. In de meeste gevallen moeten zij minstens 10% van de stemmen hebben. De precieze regels staan vermeld in de splitsingsakte van uw VvE.
De splitsingsakte geeft ook aan wanneer de jaarvergadering moet worden gehouden. Meestal is dit binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar.
Voor de meeste VvE’s loopt het boekjaar van 1 januari tot 31 december.
Wat wordt besproken tijdens de VvE-jaarvergadering?
Tijdens de jaarvergadering worden doorgaans verschillende zaken besproken en vastgesteld, zoals:
- de jaarrekening van het afgelopen jaar
- de bestemming van de uitgaven
- het budget voor het komende boekjaar
- gepland onderhoud
- verzekeringen
Indien nodig kunnen er ook wijzigingen in de splitsingsakte en Huishoudelijk Reglement worden besproken.
Welke rechten horen bij de VvE-jaarvergadering?
Alle eigenaren van een appartement hebben stemrecht tijdens de jaarvergadering.
Als u niet zeker weet wie de eigenaren zijn, kunt u dit controleren in het Kadaster. Daar staan altijd de eigenaren vermeld, evenals hun adres, als dit niet hetzelfde is als het appartement van de VvE.
In de splitsingsakte staat hoe het stemrecht precies werkt en hoeveel stemmen elk lid heeft. Let op: niet iedereen hoeft evenveel stemmen te hebben. Als er bijvoorbeeld twee of meer eigenaren zijn van één appartement, mogen zij slechts één stem uitbrengen.
Als één van de eigenaren niet aanwezig is, mag hij of zij zich laten vertegenwoordigen door een vertegenwoordiger die in het bezit is van een getekende machtiging. Er moet ook een presentielijst worden getekend.
Welke plichten horen bij de VvE-jaarvergadering
Er zijn een aantal formele verplichtingen verbonden aan een VvE-jaarvergadering. Zo moet het bestuur of de beheerder de vergadering tijdig agenderen, meestal minstens 14 dagen van tevoren.
Daarnaast moet er een agenda worden opgesteld en moeten de stukken tijdig worden verstuurd.
Ook moeten de leden een presentielijst tekenen en moet worden gecontroleerd of de rechtmatige eigenaren aanwezig zijn. Als niet alle eigenaren aanwezig zijn, mogen er alleen besluiten worden genomen over onderwerpen die op de agenda staan.
Bij besluitvorming moet u goed opletten hoe het zit met het aantal benodigde stemmen. Meestal is dit de helft + 1, wat een gewone meerderheid wordt genoemd. Pas dan kan er sprake zijn van een rechtmatige VvE-jaarvergadering.
Voor meer informatie kunt u terecht op onze website. Andere vragen over de VvE-jaarvergadering? Parel Beheer staat voor u klaar.
