Het tijdig en rechtmatig betalen van inkoopfacturen.
Dat is waar crediteurenbeheer van de VvE om draait.
Misschien niet het spannendste onderwerp, maar onmisbaar om de VvE financieel gezond en alle leden tevreden te houden.
Op welke zaken moet u letten bij crediteurenbeheer van de VvE?
Crediteurenbeheer VvE: om welke rekeningen gaat het?
Maar wat zijn zoal de rekeningen die een VvE kan ontvangen?
Denk bijvoorbeeld aan:
- rekeningen voor elektra
- verzekeringen (opstalverzekering, aansprakelijkheidsverzekering, bestuurdersaansprakelijkheidsverzekeringen)
- liftonderhoud
- dagelijks onderhoud
- schilderwerken
- dakonderhoud
- het opstellen van een Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP)
Het betalen van de inkoopfacturen is echter niet alleen een kwestie van tijdigheid, maar ook van controle op de juistheid van de facturen. Dit hoort allemaal bij crediteurenbeheer van de VvE.
Crediteurenbeheer door een VvE-beheerder: waar moet u op letten?
Steeds meer VvE’s kiezen ervoor om hun beheer uit te besteden aan een professionele VvE-beheerder. Een professionele beheerder voor een Vereniging van Eigenaren (VvE) biedt namelijk verschillende voordelen.
Zo kan de beheerder zorgen voor een efficiënte en transparante financiële administratie, het opstellen en naleven van het Meer Jaren Onderhouds Plan en het regelen van contracten met leveranciers en aannemers.
Wanneer de VvE-beheerder een rekening moet betalen, mag hij dit echter niet zomaar doen. Voor crediteurenbeheer heeft de beheerder een mandaat van de VvE-vergadering nodig, oftewel toestemming om betalingen te doen.
Hoe werkt dit mandaat precies?
De VvE-vergadering kan bijvoorbeeld met bepaalde werkzaamheden. Als er op de vergadering schriftelijke toestemming is vastgelegd voor een schilderbeurt t.w.v. €10.000, mag de VvE-beheerder dat betalen aan het schildersbedrijf.
Ook kan de VvE-beheerder door de VvE-vergadering gemandateerd worden tot het doen van betalingen met een maximum van €1.000,- in noodgevallen, zoals wanneer er snel een deur gerepareerd moet worden omdat er ingebroken is.
Vooral in dit laatste geval is het van belang dat de VvE-beheerder voldoende mandaat heeft om handelend op te treden. Anders kan de schade nog groter worden.
Crediteurenbeheer: ook een controle
Wellicht het lastigste onderdeel van crediteurenbeheer voor de VvE is de controle op inhoud. Heeft de schilder inderdaad alles netjes afgewerkt? Is het dak vernieuwd zoals afgesproken?
Voor dergelijke zaken is het handig om een VvE-beheerder te hebben met kennis van zaken, die opkomt voor de belangen van de VvE wanneer het werk niet is geleverd zoals afgesproken.
Meer vragen over crediteurenbeheer van de VvE? Parel Beheer staat voor u klaar.
