Zeker bij kleine Verenigingen van Eigenaars (VvE’s) kan het zomaar gebeuren dat u onverwacht tot nieuw bestuurslid gebombardeerd wordt. Een van uw taken is dan het opstellen van de agenda voor de VvE-jaarvergadering, oftewel ALV.
Dit kan een intimiderende taak zijn als u hier geen ervaring mee heeft.
Geen zorgen, in deze blog nemen wij u stap voor stap mee.
Wat moet er op de VvE-agenda staan?
Er bestaan geen vaste regels voor de opbouw van deze agenda.
Toch zijn er wel vaak terugkerende punten, die vrijwel altijd op de agenda van een VvE-vergadering te vinden zijn.
Hierbij moet u denken aan:
- Datum en tijdstip van de vergadering
- Locatie van de vergadering
- Te nemen besluiten
- De notulen van de vorige vergadering
- De jaarrekening van het afgelopen jaar
- De begroting van het komende jaar
- Het bespreken van het onderhoud
De splitsingsakte van uw VvE bevat daarnaast regels over de VvE-vergadering, bijvoorbeeld dat deze zes maanden na afloop van het boekjaar moet plaatsvinden. Meer informatie hierover kunt u vinden op de website van Wetboek Plus.
Wie mag de VvE-vergadering uitschrijven?
In de splitsingsakte staat vastgelegd wanneer de reguliere VvE-vergadering moet plaatsvinden.
Leden kunnen echter ook een VvE-vergadering aanvragen. Het VvE-bestuur mag een vergadering altijd uitschrijven, maar leden kunnen ook de VvE-beheerder vragen om een (extra) vergadering te organiseren, bijvoorbeeld als er verbouwd moet worden of er andere belangrijke kwesties spelen.
In de meeste gevallen moeten de aanvragende leden een bepaald percentage van de stemmen hebben om dit te bewerkstelligen. Dit percentage ligt meestal tussen de 10% en 20%, en is terug te vinden in de splitsingsakte. Raadpleeg uw VvE-beheerder of lees de splitsingsakte zelf voor meer informatie.
Wat is de rol van de VvE-beheerder?
Heeft u een professionele VvE-beheerder ingeschakeld? Dan faciliteert de VvE-beheerder de VvE-vergadering.
De beheerder zal onder andere:
- Een agenda opstellen
- De leden uitnodigen
- De vergaderstukken versturen
- Optreden als voorzitter
- De (concept)-notulen opstellen
- De vergadering waar nodig faciliteren
Een laatste tip
De VvE-agenda moet ook tijdig worden verstuurd, meestal 14 dagen voorafgaand aan de vergadering. Hoewel dit vaak vormvereisten zijn, is het belangrijk om hieraan te voldoen voor een geldig besluit.
Mocht u nog vragen hebben, dan kunt u altijd terecht bij Parel Beheer.
