Financieel beheer VvE
Samen met administratief beheer vormt financieel beheer de boekhouding van elke VvE. Waar administratief beheer voornamelijk gaat over het administreren van onder andere de ledenbijdragen en betalingen, gaat financieel beheer over de verslaglegging hiervan.
Dit is erg belangrijk voor iedere VvE, omdat dit inzichtelijk maakt wat de situatie is van de VvE. Is de VvE bijvoorbeeld wel financieel gezond? Door middel van een goed geregelde documentatie kan er op tijd aan de bel getrokken worden.
Een duidelijk georganiseerd financieel beheer is daarom van cruciaal belang voor iedere VvE. Door dit uit te besteden aan Parel Beheer weet u zeker dat de VvE in goede handen is. Wij regelen als VvE beheerder alles.
Het financiële plaatje is daar een belangrijk onderdeel van. Dit is tevens een erg lastig onderdeel. Niet veel mensen hebben verstand van dit soort financiële zaken. Parel Beheer schiet maar al te graag te hulp.
Wat valt allemaal onder financieel beheer?
Het opstellen van de jaarbegroting en jaarrekening
Parel Beheert zorgt voor een financiële planning voor het komende jaar en het documenteren van de financiële resultaten van het afgelopen jaar.rnaast alle zaken die gemeenschappelijk zijn. Bijvoorbeeld de stijgleiding voor het water. Daar maken immers twee of meer appartementen gebruik van. Het onderhoud regelen wij graag voor u. Dat is wat wij noemen Technisch Beheer.
Het nauwkeurig opstellen van de financiële jaarstukken
Parel Beheer creëert accurate en betrouwbare overzichten die de financiële status van de VvE weerspiegelen.
Het opstellen van de cashflow begroting
Parel Beheer maakt een begroting waarin de geldstromen van de VvE worden gepland en beheerd.
Indien gewenst: het opstellen van een meerjarenonderhoudsplan (MJOP)
Parel Beheer stelt een MJOP op: het plan waarin wordt beschreven welke onderhoudswerkzaamheden de komende jaren moeten worden uitgevoerd en wat de geschatte kosten hiervan zijn.
Het berekenen van de bijdragen van de appartementsrechten
Parel Beheer berekent de financiële bijdragen die elke appartementseigenaar moet leveren om de kosten van de VvE te dekken.
Het debiteurenbeheer, indien leden niet op tijd betalen
Parel Beheer houdt de financiële administratie van de VvE bij en neemt maatregelen wanneer een appartementseigenaar niet op tijd betaalt.
Het verzorgen van overzichten van voorschot en definitieve bijdrage
Parel Beheer verstrekt de overzichten van de voorschotbijdragen en de definitieve bijdragen van elk appartementseigenaar, zodat zij op de hoogte zijn van hun financiële verplichtingen.
Het begeleiden van de kascommissie ter controle van de jaarstukken
Parel Beheer ondersteunt de kascommissie bij het controleren van de jaarstukken om ervoor te zorgen dat de financiële informatie accuraat en betrouwbaar is.
Al deze diensten creëren samen voor u een goed en duidelijk overzicht van de financiële gezondheid van uw VvE. Hierdoor weet u hoe de VvE ervoor staat en wat er eventueel verbeterd moet worden.
Parel Beheer staat als VvE beheerder voor u klaar om uw financiën op orde te brengen en te houden. Door middel van transparante communicatie is de VvE altijd op de hoogte van de werkzaamheden van Parel Beheer.
De vijf zekerheden van Parel Beheer
In drie stappen naar uw nieuwe VvE-beheerder
Financieel beheer met Parel Beheer als VvE beheerder
Om bijvoorbeeld inzicht te krijgen in de kosten voor het komende boekjaar krijgt u een overzichtelijke jaarbegroting van Parel Beheer. Verder worden ook jaarstukken die bijvoorbeeld nodig zijn bij de overdracht van een huis of hypotheekaanvraag nauwkeurig opgesteld door ons. Financieel Beheer is hierdoor belangrijk voor de verkoop van een appartementsrecht. Als VvE beheerder zal Parel Beheer ook dit soort zaken regelen.
Uiteraard kijken wij als VvE beheerder ook naar de toekomst. Daarom is de cashflow berekening waarin staat wat de VvE moet gaan sparen voor toekomstig onderhoud tevens onderdeel van financieel beheer. zo maken wij ook inzichtelijk hoeveel ieder appartement per maand moet bijdragen aan de VvE. Wat de exacte bijdrage per appartementsrecht is, vindt u terug in de splitsingsakte van uw VvE. Wanneer een bewoner achterloopt op de betalingen, spreken wij het lid erop aan. Ook dat is een onderdeel van financieel beheer.
Goed financieel beheer is niet alleen voor de VvE belangrijk. Ook banken en notarissen hechten hier waarde aan. Bij de overdracht van een appartementsrecht of het aanvragen van een hypotheek vragen banken en notarissen stukken op bij de VvE. Denk bijvoorbeeld aan jaarrekeningen, balansen en cashflow-prognoses. Ontbreken deze stukken, of zijn ze van slechte kwaliteit? Dan kan dat gevolgen hebben voor de verkoop van een appartementsrecht of het afsluiten van een hypotheek. Professioneel financieel beheer is dus ook van groot belang bij een notariële akte.
Ultimate Beneficial Owners
Onder financieel beheer valt ook het verzorgen van de zogenaamde UBO verklaring. UBO staat voor Ultimate Beneficial Owners. De UBO wordt gevraagd door banken en verzekeringen. Als rekeninghouder of verzekeringnemer moet je hieraan meewerken. UBO’s zijn natuurlijke personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over een organisatie. Denk aan personen die meer dan 25% van de stemrecht hebben in de VvE. Een UBO is altijd een natuurlijk persoon (of meerdere personen). Is de eigenaar een rechtspersoon? Dan moeten de UBO’s van die rechtspersoon worden aangemeld. Is dit ook een BV? Dan ook weer die eigenaren. Net zo lang totdat de UBO’s bekend zijn.
Wat gebeurt er als een VvE hier niet aan voldoet? Dan kan de Bank de betaalrekening opzeggen. Of de verzekeringsmaatschappij zegt de relatie op met de Vereniging van Eigenaars op. In Amsterdam leert de praktijk dat banken en verzekeraars dat ook echt doen.
Onze VvE-diensten
Veelgestelde vragen bij het kiezen van een VvE Beheerder
Welke kosten zijn voor de VvE en wie zorgt voor het onderhoud van het gebouw?
Welke kosten voor de VvE zijn staat in de splitsingsakte. Als vuistregel mag je hanteren al het onderhoud van de buitenschil (muren, dak, fundering, ramen, deuren). Daarnaast alle zaken die gemeenschappelijk zijn. Bijvoorbeeld de stijgleiding voor het water. Daar maken immers twee of meer appartementen gebruik van. Het onderhoud regelen wij graag voor u. Dat is wat wij noemen Technisch Beheer.
Mag ik mijn appartement verhuren?
Ja dat mag. Maar let op. In de splitsingsakte staat meestal dat het appartement een woonbestemming heeft. Dan mag u het als woning verhuren. Wilt u het gebruiken voor AirBnB of short stay? Dat wordt gezien als commerciële verhuur. Dat is een afwijking van de woonbestemming en dan moet u toestemming vragen aan de VvE.
Mag de VvE mij beperkingen opleggen in het gebruik van mijn privé gedeelte?
Dat mag alleen als de beperking expliciet in de splitsingsakte of het huishoudelijk reglement staat. Als daar in staat dat u geen huisdieren mag houden mag dat dus ook niet.
Helpt de VvE beheerder altijd met maken en regelen van het meerjarenonderhoudsplan?
Parel VvE beheer helpt haar klanten daar altijd mee. Het MJOP wordt niet door ons zelf opgesteld. Dat is specialisten werk. Daarvoor werken wij samen met een aantal daarin gespecialiseerde bedrijven.
Is een reservefonds verplicht en wie mag daarover beschikken?
Ja een reservefonds is verplicht. De Wet verbetering Functioneren VvE’s stelt dat een VvE jaarlijks 0,5% van de verzekerde waarde moet reserveren voor onderhoud. Is de opstal verzekerd voor € 800.00? Dan moet er per jaar € 4000,– worden gereserveerd. De jaarlijkse VvE vergadering besluit over het inzet van de gelden uit het reservefonds. Bijvoorbeeld voor schilderwerk of dakrenovatie.
Moet een VvE elk jaar een jaarrekening opstellen?
Ja, dat moet. In bijna alle splitsingsakten staat dat dat binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar moet gebeuren. Het opstellen van een jaarrekening valt onder het administratieve en financieel beheer van Parel Beheer.
Ik wil een uitbouw realiseren. Moet ik daarvoor toestemming hebben van de VvE?
Als u een verandering aan de gemeenschappelijke delen van de VvE wilt aanbrengen (zoals het verwijderen van een deel van de achtergevel) moet u daar altijd toestemming voor vragen aan de VvE.