Administratief beheer VvE
Een van de VvE-diensten die Parel Beheer voor u kan uitvoeren is het administratief beheer. Hierbij voeren wij alle werkzaamheden uit voor een goed ingerichte en actuele administratie van de VvE.
Denk bijvoorbeeld aan het bijhouden van de ledenadministratie en de boekhouding. Professioneel administratief beheer is van groot belang voor elke VvE. Parel Beheer kan helpen om dit beheer in orde te maken en te onderhouden.
Samen met financieel beheer vormt administratief beheer de boekhouding van de VvE en dus van het VvE beheer. Een goede en sluitende administratie staat tevens gelijk aan het feit dat de VvE transparant is naar haar leden toe.
Deze transparantie wordt door Parel Beheer verhoogd. Alle relevante documenten zijn namelijk terug te vinden in een eigen klantenportaal. Parel Beheer kan hierin het verschil maken voor elke VvE.
Wat valt allemaal onder administratief beheer?
Het organiseren van de jaarlijkse algemene ledenvergadering (minimaal een keer per jaar)
Parel Beheer verzorgt het organiseren van de jaarlijkse algemene ledenvergadering. Dit is een belangrijk moment voor alle eigenaren om de voortgang van de VvE te bespreken, de begroting vast te stellen en belangrijke beslissingen te nemen.
Het verzorgen van de notulen van de vergaderingen
Na de vergadering verzorgt Parel Beheer de notulen. Dit document bevat alle belangrijke besluiten die tijdens de vergadering zijn genomen. Zo kunnen alle leden van de VvE op de hoogte blijven van de voortgang en beslissingen.
Het bijwonen van de bestuursvergaderingen
Als beheerder neemt Parel Beheer ook deel aan de bestuursvergaderingen. Dit is een belangrijk overlegmoment tussen de VvE en Parel Beheer, waarin we de voortgang en eventuele problemen kunnen bespreken.
Het ontvangen van vrijblijvend advies
Als VvE-dienstverlener is Parel Beheer beschikbaar om vrijblijvend advies te geven aan de VvE en haar leden. Parel Beheer heeft een brede kennis van alle thema’s die spelen rondom wonen en vastgoed. Hierdoor kunnen zij beter geïnformeerde beslissingen nemen.
Een partij die toezicht houdt op de naleving van besluiten, reglementen en akten
Parel Beheer houdt toezicht op de naleving van besluiten, reglementen en akten. Dit zorgt ervoor dat de VvE altijd in overeenstemming handelt met de wet- en regelgeving en eerdere besluiten.
Het verzorgen van archivering van alle stukken van de VvE volgens de wettelijke voorgeschreven bewaartermijn
Ook verzorgt Parel Beheer de archivering van alle stukken van de VvE volgens de wettelijke voorgeschreven bewaartermijn. Zo blijven alle documenten veilig en toegankelijk voor de VvE.
Het verzorgen van de ledenadministratie
Parel Beheer beheert tevens de ledenadministratie. Dit houdt in dat Parel Beheer alle gegevens van de leden bijhoudt en mutaties verwerkt. Zo blijft de VvE goed geïnformeerd over haar ledenbestand.
Het opstellen en verspreiden van een huishoudelijk reglement
Parel Beheer helpt en adviseert bij het opstellen en verspreiden van een huishoudelijk reglement. Hierin staan de regels en richtlijnen die gelden binnen de VvE.
Het doorgeven van relevante gegevens aan de notaris bij eigendomsoverdracht
Parel Beheer stuurt alle relevante gegevens naar de notaris bij een eigendomsoverdracht. Zo weet u zeker dat dit proces soepel verloopt.
Kortom, administratief beheer door Parel Beheer is meer dan alleen de administratie. Hieronder valt bijvoorbeeld ook het voorzitten van de jaarlijkse ledenvergadering en het schrijven van de notulen. Dit is vaak een hoofdpijndossier voor de VvE. Parel Beheer neemt alle zorgen voor uw VvE weg.
De vijf zekerheden van Parel Beheer
In drie stappen naar uw nieuwe VvE-beheerder
Administratief beheer met Parel Beheer als VvE beheerder
Het VvE beheer op zichzelf is een uitdagende klus. Zoals u wellicht weet is het administratief beheer een groot onderdeel van het algehele VvE beheer. Door dit uit te besteden aan Parel Beheer doet u uzelf en uw buren een groot plezier.
Wij nemen ten eerste een groot aantal taken uit handen. De service van Parel Beheer gaat echter verder. Indien noodzakelijk kunnen wij met het VvE bestuur overleggen. Denk bijvoorbeeld aan zaken als het onderhoud en het uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden. Ook bij overlast in de buurt kan Parel Beheer advies geven aan de VvE.
Daarnaast zorgt Parel Beheer als beheerder ervoor dat zelfs de minder leuke kanten van het administratief beheer geregeld worden. Denk hierbij aan het aanspreken van buren in verband met achterstallige betalingen. Uw relatie met uw buren komt zo niet onder druk te staan: Parel Beheer regelt alles. Indien nodig krijgt het desbetreffende lid een aanmaning.
Tenslotte wordt de vordering in overleg met het bestuur overgedragen aan een incassobureau. Dat is natuurlijk wel zo prettig voor de sfeer binnen de VvE.
Het klantenportaal en de kern van administratief beheer
Alle zaken en documenten worden door Parel Beheer uiteraard netjes opgeslagen in een archief. Hierdoor is er altijd een actueel archief aanwezig. Een goed bijgehouden en overzichtelijk archief is namelijk de kern van administratief beheer. Dit beheer omvat zoveel meer dan alleen de administratie. Wanneer u dit onderdeel van het VvE beheer laat uitvoeren door Parel Beheer, kunt u in het eigen klantenportaal het actuele archief vinden. Hierdoor zijn alle werkzaamheden die Parel Beheer voor de VvE uitvoert transparant.
Wilt u alleen administratieve beheer uitbesteden?
Wilt u alleen het administratieve VvE beheer uitbesteden? Dat kan al vanaf € 350,-. U laat dan de volledige administratie, de inning van ledenbijdrages en het betalen van facturen aan ons over. Daarnaast stellen wij uiteraard de jaarrekening op en maken een balans. Belangrijker nog: wij zorgen ervoor dat u aan de eisen voldoet die de wetgever stelt aan een Vereniging van Eigenaars. Dit is onder andere belangrijk bij verkoop van het appartement. Maar ook bij het aanvragen van een hypotheek. Bij de taxatie van de woning moet de taxateur rekening houden met de kwaliteit van de VvE. De administratie niet op orde? En lagere taxatiewaarde. Interesse? Vraag nu een offerte aan.
Onze VvE-diensten
Veelgestelde vragen bij het kiezen van een VvE Beheerder
Welke kosten zijn voor de VvE en wie zorgt voor het onderhoud van het gebouw?
Welke kosten voor de VvE zijn staat in de splitsingsakte. Als vuistregel mag je hanteren al het onderhoud van de buitenschil (muren, dak, fundering, ramen, deuren). Daarnaast alle zaken die gemeenschappelijk zijn. Bijvoorbeeld de stijgleiding voor het water. Daar maken immers twee of meer appartementen gebruik van. Het onderhoud regelen wij graag voor u. Dat is wat wij noemen Technisch Beheer.
Mag ik mijn appartement verhuren?
Ja dat mag. Maar let op. In de splitsingsakte staat meestal dat het appartement een woonbestemming heeft. Dan mag u het als woning verhuren. Wilt u het gebruiken voor AirBnB of short stay? Dat wordt gezien als commerciële verhuur. Dat is een afwijking van de woonbestemming en dan moet u toestemming vragen aan de VvE.
Mag de VvE mij beperkingen opleggen in het gebruik van mijn privé gedeelte?
Dat mag alleen als de beperking expliciet in de splitsingsakte of het huishoudelijk reglement staat. Als daar in staat dat u geen huisdieren mag houden mag dat dus ook niet.
Helpt de VvE beheerder altijd met maken en regelen van het meerjarenonderhoudsplan?
Parel VvE beheer helpt haar klanten daar altijd mee. Het MJOP wordt niet door ons zelf opgesteld. Dat is specialisten werk. Daarvoor werken wij samen met een aantal daarin gespecialiseerde bedrijven.
Is een reservefonds verplicht en wie mag daarover beschikken?
Ja een reservefonds is verplicht. De Wet verbetering Functioneren VvE’s stelt dat een VvE jaarlijks 0,5% van de verzekerde waarde moet reserveren voor onderhoud. Is de opstal verzekerd voor € 800.00? Dan moet er per jaar € 4000,– worden gereserveerd. De jaarlijkse VvE vergadering besluit over het inzet van de gelden uit het reservefonds. Bijvoorbeeld voor schilderwerk of dakrenovatie.
Moet een VvE elk jaar een jaarrekening opstellen?
Ja, dat moet. In bijna alle splitsingsakten staat dat dat binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar moet gebeuren. Het opstellen van een jaarrekening valt onder het administratieve en financieel beheer van Parel Beheer.
Ik wil een uitbouw realiseren. Moet ik daarvoor toestemming hebben van de VvE?
Als u een verandering aan de gemeenschappelijke delen van de VvE wilt aanbrengen (zoals het verwijderen van een deel van de achtergevel) moet u daar altijd toestemming voor vragen aan de VvE.